अपने दर्शकों और अपने लक्ष्य को जानें
टाइप करने से पहले, सोचें कि आप किसे मैसेज कर रहे हैं। क्या आप किसी दोस्त को फोन नंबर सूची खरीदें मैसेज कर रहे हैं या किसी ग्राहक को? आपकी भाषा बदलनी चाहिए। दोस्त के लिए, आप छोटे शब्दों और मज़ेदार इमोजी का इस्तेमाल कर सकते हैं। ग्राहक के लिए, आपको ज़्यादा पेशेवर होना चाहिए। आपको यह भी सोचना होगा कि आप मैसेज क्यों भेज रहे हैं। क्या आप कोई सवाल पूछ रहे हैं या कोई जानकारी दे रहे हैं? इससे आपको सही तरह का संदेश लिखने में मदद मिलती है।
छोटी और इसे सरल रखना
पाठ आसानी से और जल्दी पढ़ने लायक होने चाहिए। लोग व्यस्त रहते हैं और उनके पास लंबे संदेश के लिए समय नहीं हो सकता। कोशिश करें कि हर संदेश कुछ वाक्यों तक ही सीमित रहे। साथ ही, ऐसे सरल शब्दों का प्रयोग करें जिन्हें हर कोई समझ सके। अगर ज़रूरत न हो तो बड़े शब्दों का प्रयोग न करें। इससे आपका संदेश स्पष्ट होता है। लोग लंबे संदेश की तुलना में छोटे संदेश को ज़्यादा आसानी से पढ़ लेते हैं।
स्पष्ट और विशिष्ट रहें
हमेशा मुद्दे पर जल्दी से आएँ। सामने वाले को यह अंदाज़ा न लगने दें कि आप क्या कहना चाह रहे हैं। उदाहरण के लिए, "मुझे बाद में कॉल करें" कहने के बजाय, कहें "क्या आप मुझे दोपहर 3 बजे कॉल कर सकते हैं?" यह ज़्यादा बेहतर होगा। सभी ज़रूरी जानकारी ज़रूर शामिल करें। इससे भ्रम की स्थिति से बचने में मदद मिलती है। इसका मतलब यह भी है कि आपको समझाने के लिए दोबारा मैसेज नहीं भेजना पड़ेगा।
सही समय पर भेजें
समय का ध्यान रखना बहुत ज़रूरी है। आपको आधी रात को मैसेज नहीं भेजना चाहिए। इससे कोई जाग सकता है। इस बात का ध्यान रखें कि जिस व्यक्ति को आप मैसेज कर रहे हैं, वह कब जाग सकता है। यह बात व्यावसायिक मैसेज पर भी लागू होती है। किसी ग्राहक को रात के दो बजे मैसेज न करें। बल्कि, सामान्य व्यावसायिक समय के दौरान मैसेज भेजें। इससे उनके समय का सम्मान होता है।
इमोजी का सावधानी से उपयोग करें
इमोजी आपके संदेश को दोस्ताना बना सकते हैं। ये दोस्तों से बात करने के लिए बेहतरीन हैं। हालाँकि, व्यावसायिक संदेशों में आपको सावधान रहना होगा। बहुत सारे इमोजी आपको अव्यवसायिक दिखा सकते हैं। एक स्माइली चेहरा भी ठीक हो सकता है। बस पहले यह सुनिश्चित कर लें कि आप अपने दर्शकों को जानते हैं।
स्पष्ट कार्रवाई के साथ समाप्त करें
आप उस व्यक्ति से आगे क्या चाहते हैं? क्या आप चाहते हैं कि वह जवाब दे? क्या आप चाहते हैं कि वह किसी लिंक पर क्लिक करे? अपने संदेश को हमेशा एक स्पष्ट आह्वान के साथ समाप्त करें। इससे व्यक्ति को पता चल जाता है कि उसे क्या करना चाहिए। इससे उसके लिए जवाब देना आसान हो जाता है।