1. 绘制当前流程图
优化工作流程首先要分析和评估您已采用的方法。在流程开始时，您可能需要创建一份文档或工作流程图来帮助您掌握情况。这些文档可以包含以下信息：
工作流程的开始、中间和结束阶段（您可能将其称为输入、过程和输出）。例如，软件开发团队可以收到错误报告（输入），进行修复并测试（过程），然后发布（输出）。
所有良好的工作流程都应包括一个评估阶段，以帮助您分 尼日利亚电话号码数据300万包 享所学到的知识并改进您的系统，但是如果您的旧工作流程没有评估阶段，也不要担心 - 优化就是要弥合这些差距。
工作流程每个阶段涉及的子任务。例如，“启动”阶段可能包含子任务，用于检查在正式委派任务之前您是否拥有所需的信息和资源。有些团队可能需要在此阶段召开会议或准备正式简报，而其他团队则无需开会即可开始。
做出关键决策的时刻。决策点是生命周期中的一些时刻，在这些时刻，选择可能会改变任务或项目的结果。例如，在里程碑之后，您可以决定继续使用迄今为止使用的系统，或者根据原始简介的变化调整方法。对于一些复杂的工作流程，在流程图中突出显示这些关键时刻是有益的。
每个流程涉及的利益相关者。您的图表还应列出每个团队成员的角色、职责、技能以及他们需要访问的资源，以便高标准地完成工作。
然后，您可以使用记录的信息来可视化您的工作流程。这可以帮助您了解各个阶段和利益相关者之间的关系，从而更容易识别 稍后可以通过工作流程优化策略解决的差距和瓶颈。
有很多方法可以可视化工作流程。例如：
瀑布图和流程图等顺序工作流程图适合于一开始就决定结果的工作流程，并且必须按照固定顺序完成实现结果的步骤。
甘特图为您提供相关任务的概览，并帮助您确定团队实现目标所需采取的 关键路径。
生产日历可以突出显示关键的截止日期，并帮助您了解您的工作流程是否可以在可用的时间内合理完成。
Wrike 中的甘特图屏幕截图 - 创意团队
当您对当前情况有完整的视觉表示时，您将能够对优化过程的下一阶段做出明智的决策。
2. 确定需要改进的地方
要找到当前工作流程不足的地方，请查看您之前创建的分析文档，听取团队的反馈，并考虑其他指标，如客户满意度调查。
特别是，您要确定：
工作流程中的瓶颈，任务往往会停止进展、堆积并导致延迟。瓶颈在项目接收以及测试和批准期间很常见。这通常是因为团队没有能力处理大量请求或工作复杂性。
可以删除或合并不必要的步骤。例如，一旦您的撰写团队熟悉了品牌指南，您就可以通过合并内部审核和合规性审核来消除冗余，从而减少反馈轮次并加快工作流程。
可以自动化的手动任务。这里的解决方案可能很简单，只需为您的看板创建模板任务卡，这样您就可以更快地开始跟踪可重复的任务。或者，如果您仍在进行手动流程（如开具发票），请考虑使用可以自动生成发票的软件。
摩擦区域。优化工作流程时，客户关系也应该在您的决策中发挥作用。例如，如果您的任务在工作流程中经常从“审核中”向后移动，例如“请求更改”，这通常表明需要澄清期望，您在早期阶段缺少信息，或者您需要为某个流程投入更多资源。
浅绿色背景下的 Wrike Board 视图的产品屏幕截图
当您发现改进流程的机会时，您可以对其进行优先排序、设定目标、创建新策略，并将变化传达给您的团队。